应用范围扩大、成熟度增加丨美国联邦政府RPA应用情况探析

眼下,机器人流程自动化(RPA)正在政府部门掀起一波应用的热潮。在政府当中,普遍存在信息共享方面真实而紧迫的需求。给出范例并且据此制订几项书面实施与操作指南,将会对各部门大有裨益。

美国联邦政府的RPA应用简史

目前,美国各联邦政府部门正在努力推动RPA相关方面的工作,比如在数据录入和处理、邮件处置、数据调节乃至于光学字符识别等方面。

2017年,联邦政府正式运行了第一个RPA项目。到了2018年,已经有几十个试点项目开展进行,其中的一些如今早已完全成型。

RPA项目在美国联邦政府中开展得较为及时,白宫在2018年4月发表的“劳动力管理新办法”中曾指出,约5%的联邦政府工作应当实现完全自动化,所有工作中至少60%可以实现部分自动化。“办法”中对自动化的关注推动各政府部门更多地去了解RPA或者将计划与试行导向成熟产品。

近日,美国联邦政府发布了2020年RPA应用报告。与2019年219个相比,2020年部署RPA机器人数量达到了460个,同比增长110%;2019年通过RPA节省285,651个工时,2020年节省848,336个工时,同比增长195%。

应用RPA的部门包括:美国宇航局、美国农业部、联邦总务管理处、美国国防部、美国陆军、美国空军、国防后勤部等23个重要部门。此外,其他重要联邦政府部门已提出了RPA应用申请,以提升工作效率、节省时间。

RPA应用成熟度也实现了较大提升,2019年联邦各机构RPA应用普遍在1级水准,2020年平均在2级以上实现了70%增长。

自从2018年美国宇航局(NASA)将第一个RPA机器人应用在业务场景中,时至今日,美联邦多个机构正在大规模地将RPA部署在更多的业务中,并取得了显著的收益。2021年,美联邦政府将在更多的业务场景中部署RPA机器人。

RPA成熟度模型:2020年美联邦RPA应用成熟度显著增加

美联邦政府的RPA COP(联邦自动化实践委员会,由十多个部门主管组成)曾对23个公共部门的RPA项目进行详细评估,以查看RPA是否应该应用在这些业务中,评估的维度包括:自动化能力,每年可以减少多少工时,业务流程重塑能力,项目影响,自动化机会识别,自动化应用环境,数据以及底层技术的安全问题,智能自动化能力。

此外,RPA COP还根据这些评估维度打造了1—5级的RPA成熟度模型:

1级:1—5个应用实现自动化;积累0—5,000;没有业务流程重塑能力;影响力一般;桌面自动化。(评分0—29)

2级:5—20个应用实现自动化;节省时间5——50,000;有基本重塑能力;对日常办公产生一定影响力;通过VDI(虚拟桌面)实现自动化。(评分30—49)

3级:20—50个应用实现自动化:节省时间50—150,000;自动化对部门业务产生影响;通过本地平台实现自动化;有50%是无人值守机器人;初级智能自动化能力。(评分50—69)

4级:50—100个应用实现自动化;节省时间150,000—3000,000;对整个机构业务产生影响;通过企业云平台实现自动化;有50%是无人值守机器人;中级智能自动化能力。(评分70—89)

5级:100个以上应用实现自动化,并且每月保持5个应用的递增速率;节省时间3000,000以上;对整个政府机构产生影响;通过多方式混合部署实现自动化;有75%以上是无人值守机器人;高级智能自动化能力。(评分90—100)

2019年,大多数机构的RPA等级均为1级,应用范围以及影响力有限。但到了2020年,联邦各机构对RPA的应用有了巨大的变化,其应用自动化能力和节省时间均大幅度提升,尤其是对业务的影响力增加最多,整体成熟度增长了70%以上。

RPA应用范围扩大,联邦各机构对RPA需求强烈

2019年RPA机器人应用数量为219个,节省285,651个工时;2020年RPA机器人应用数量为460个,节省848,336个工时,整体RPA应用数量增长110%。同时每个RPA机器人生成能力从2019年的1335增长至2020年1708个工时,这说明RPA项目的投资回报收益正在逐步扩大。

在2018和2019年,RPA主要用在金融领域,但到了2020年,RPA已广泛应用在人事、IT、行政和其他业务场景中,这是一种显著的进步,说明不同的业务人员正在接纳并应用RPA。

美联邦政府RPA COP曾对众多没有部署自动化的公共部门进行了调查,以查看他们对RPA的需求程度。不少公共部门的主管对RPA的应用产生了极大的兴趣,但苦于无从下手,不知道如何进行前期的准备以及后期的维护。

财务、人力资源、IT和行政部门对RPA的需求最为强烈。在RPA应用成熟度方面,很多部门连1级都没有达到,考虑到各部门对RPA的需求强烈,RPA COP计划培养更多的人才以及建立更细致的业务流程标准,以加强RPA生态建设。

另外,不少部门已将RPA与AI相结合使用,例如OCR(光学字符识别)、NLP(自然语言处理)、ICR(手写识别)、ML(机器学习)增强数据处理的准确性和效率性,同时可以识别/提取非结构化数据业务,以实现业务流程自动化。

但RPA COP给出了建议,在应用IPA(智能自动化)之前,组织需要考虑数据的安全性、人工智能决策的程度和潜在的道德以及法律合规性。

RPA如何对业务进行重塑?

美联邦RPA应用成熟模型表明,大多数机构正在通过RPA重塑业务流程标准,例如业务的执行流程,业务评估以及数据保密等。有多个应用RPA机构表示,RPA的应用范围和能力超出了预期的收益,未来将会把机器人应用在更多业务上。

目前,为了更好的管理RPA,已应用的机构皆建立了标准的自动化设计流程,评估维度以及改进标准,来进一步提升自己的RPA应用等级。

随着RPA应用成熟度的稳步提升,很多联邦政府机构开始通过CoE(卓越中心)的方式扩大自动化应用范围,这可以显著提升RPA的部署效率、培训效率、管理效率等。在效率提升的同时,也会为RPA CoE带来诸多管理方面的挑战,所以,管理者们应该注重CoE的标准制度建立。

由于流程审批、IT管理者的长时间考虑等因素,阻碍了RPA的应用发展,因此,RPA COP希望引入更多的企业级RPA解决方案,将更多的业务流程实现7×24小时无间断工作,自动化设计标准也更加的效率和人性化。目前,美国联邦政府应用RPA的机构已达到23个,许多其他部门组织正在积极引入RPA或提出应用申请。

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