RPA实施与使用中的8个大坑与8个注意事项


作者:UB Store

近年来,RPA因代替人工操作电脑从而实现业务自动化而备受瞩目,有越来越多的企业也开始认可并部署RPA。

然而,RPA能否顺利实施,绝非想象中简单。即使参考了不少公司的成功案例,也可能在实施过程中遇到问题。既然如此,不妨先来研究一下RPA实施过程中可能会遇到哪些坑。

1、缺乏技术支持

根据埃森哲发布的一份报告称,企业最初的RPA项目往往被误认为是在没有IT部门干预的情况下推进的。事实上,企业应该让IT部门尽早参与,并确保他们获得所需的资源。IT部门既可以充当RPA技术采购决策中的协调人,也能及时总结相关经验,以帮助其他部门人员学习RPA。

2、缺乏适当的团队支持

RPA实施需要专门的团队予以支持,专门团队会为每个人明确角色,以确保按预期标准按时进行项目交接。缺乏足够的经验知识来了解要遵循的流程以及如何在多个项目之间共享资源,这为实现RPA项目带来了风险。

3、缺乏人力资源支持

人力资源对RPA培训计划能否顺利实施至关重要。HR的RPA培训可以帮助员工更好地了解和掌握RPA的操作,有助于减少企业对RPA顾问的依赖,同时还可为员工赋权。

4、缺乏良好的观念教导

企业应用RPA往往会遭到员工的不解,甚至排斥。并认为这是对其工作的威胁。如果采用自上而下的方法实施这项新技术,往往会收到较差的效果,并使RPA在员工中产生负面印象。所以,在部署RPA之前,一定要给员工灌输正确的观念。RPA并非要取代谁,而是员工的帮手。它的实施将会使工作更加顺利的进行。

5、缺乏业务所需的支持

理想的用来部署RPA的流程应该是业务量大、简单的、不涉及高级认知层面、有影响力且不需要自定义解决方案的流程。RPA项目对于业务量小、影响力较低的流程几乎没有实施的动力。具有高业务影响力的流程往往都具有高成本属性,并且还会触及到大量客户,这些对企业业绩的影响也非常大。这样的流程才能让RPA施展开拳脚。

6、没有考虑到后期的维护

维护是RPA实施后面临的最重要挑战。监管或商业环境的变化迟早会倒逼企业改变机器人的部署。由于大多数机器人都已编程,因此遵循软件编程中的最佳实践可以相对轻松地维护机器人。尽管如此,需要对变更进行优先排序,并且需要将必要的工作用于机器人维护上面。

7、忽视了RPA可扩展问题

可扩展性是一个被广泛注意的问题,特别是那些希望扩大其RPA实现规模的大企业。管理RPA安装的复杂性会随着机器人数量的增加而迅速增长,机器人遇到的问题以及受机器人影响的流程也会增长。确保机器人在实施后进行审核,简化机器人体系结构并逐步实现自动化,有助于促进RPA安装的管理。

8、RPA平台供应商提供的支持不足

在所有的RPA项目中,通常会遇到没有直接解决方案的情况。在这种情况下,如果团队成员无法自动执行特定步骤,则必须确保RPA平台供应商提供足够的支持,因为他们具有使用工具功能的专业知识,并且还可以提出多个实现这些功能不同的方式。

8个注意事项,让RPA的使用更安全

为了提高数据安全和访问安全性,组织必须保证RPA平台从内到外,每一个环节都免受威胁。因此,组织在使用RPA时应注意以下8点:

1、保证RPA供应商代码安全

目前主流的RPA厂商的开发代码都会做定期的检测,以防止黑客利用代码漏洞来进行攻击窃取数据。

2、定期查看操作日志

RPA平台会提供完整的操作日志,以跟踪、记录机器人和用户在自动化系统中执行的每一步操作。平台可以按照用户的要求生成日、周、月形式的操作日志报告。这些日志除了有助于优化自动化流程效率之外,还可以帮助用户直观地看到RPA有哪些异常操作。

3、集成数据保护

在金融服务、能源、零售和医疗保健等行业,用于保护数据的技术已被整合到RPA技术中。选择最新标准传输层安全性协议的RPA产品也很重要,将此类技术集成到RPA中,可使组织最好地保护自己免受高级内部和外部IT威胁的侵害。

4、基于数据和角色的访问控制

基于角色的访问控制是一个内置的身份验证系统,该系统允许公司将RPA机器人访问权限设置为授权用户,并将员工之间与自动化相关的职责分开。基于这种类型的控制,可以在查看、创建或修改模式下为RPA系统的各个用户提供不同级别的访问权限;这些部门通常基于员工在组织中的角色、职位和权限。基于数据的访问控制,可用于设置对受保护的数据资源访问,并允许对每个资源进行详细的访问控制,如时间段、文件夹等。

5、配置响应的用户操作权限

不同的部门在使用RPA时都应该分配相应的操作权限,例如部署和维护人员可以单独设置权限,实际运营和操作人员设置另外一种权限。这样做的好处是,可以使整个工作流程和团队分配更加明确,同时减少了数据误操作的风险。

6、数据加密

在RPA操作数据之前可以对其进行数据加密,目前比较流行的智能加密技术有“同态加密”。同态加密提供了一种对加密数据进行处理的功能,其他人可以对加密数据进行处理,但是处理过程不会泄露任何原始内容。同时,拥有密钥的用户对处理过的数据进行解密后,得到的将是处理后的结果。

7、定期维护检测

RPA可以提供7×24小时不间断的自动化服务。一般建议用户在半个月或者一个月时进行停机维护,以检测一些潜在的安全危险。

8、防止人为破坏

任何一项恶意攻击都不如人为破坏的强度大,而且往往人为破坏都是最致命的。所以,在选择RPA操作人员和管理员时一定要三思而后行。

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