作为公司经营运转环节不可缺少的部门之一,采购部主要负责公司的原辅材料、配件等各类物资的采购,保障公司生产经营活动的顺利进行。

企业采购流程通常包含采购计划,供应商的选择和考核,询价、比价、议价,评估,决定,请购、订购,协调与沟通,进货检收,整理付款等一系列环节。

其中涉及大量的数据处理、表单制作、物资盘点、文书制定等。 企业开始思考,如何在这些繁杂重复的环节中实现效率的提升,以及人力资源的合理利用。然而在数字化浪潮之下,相较于公司其他部门,采购部的数字化进程略显落后,很多工作流程依旧通过员工手动操作完成。

机器代人,降本增效

百思特结合企业供应链业务流程,为企业定制RPA工具-小特。小特代替或者协助人类在电脑、手机等数字化设备中完成大量高规则、高重复率的工作。重复性和常规的采购工作都可以通过RPA软件机器人实现流程自动化。

同时,在原本耗费大量的人力资源和时间成本,而且人工操作出错率较高的业务流程中应用RPA机器人,能够形成规模经济,最大限度实现企业降本增效。

一是机器代替人工,实现7×24小时不间断工作,且出错率低,高效精准。

二是外挂式设计,不接触后端系统,降低风险,安全可靠。

三是减少信息技术(IT)员工的工作量,使他们能够专注于关键业务活动,有效释放人力。

RPA应用于SAP的3大环节

1 订单到收款流程

自动化SAP销售订单条目:RPA机器人将通过光学字符识别(OCR)读取有关传入销售订单的信息(可以是纸质文档、电子邮件、附件或Excel电子表格等形式)。然后机器人将在SAP中输入信息,在SAP中预订销售订单,并启动销售订单履行流程。

2 供应链管理和采购流程

在自动化供应商评估过程时,RPA机器人可以比对当前价格、商品和原材料的可用性,能够检查来自不同供应商的交货时间,并评估供应商和材料等级。

3 采购订单后续流程

RPA机器人还可用于自动执行采购订单后续流程。用于分析数据,并确定供应商是否已收到采购订单并已接受采购订单,相关文件(例如收货或发票)是否可用并且与订单相符。

实际应用场景演示

下面让我们具体来看看,小特是如何帮助企业自动生成采购订单的:

创建采购订单

业务痛点:采购订单的创建都是由采购团队手动完成,这经常会带来诸如遇到订单信息不一致等情况时,人工处理通常会导致订单处理的延迟;人工手动输入大量数据时,难免会出现数据录入出错的情况。

百思特采购订单生成机器人功能:通过将RPA集成到采购流程中,采购人员可以在短时间内完成从提出采购申请到创建采购订单整个流程。

以百思特采购RPA机器人为例,RPA可以自动提取清单中所需要的物料信息,自动录入采购计划单并生成采购订单;RPA还可以自动发送电子邮件给审核部门,并将通过的订单反馈给采购部。而在整个流程中,采购人员只需制定采购计划,极大程度地节省了人力。

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